Het organiseren van documenten en vergunningen voor Indonesië voelt altijd een beetje als een computerspel, als een race waarbij je verschillende trofeeën moet verzamelen om naar het volgende Level te mogen gaan. Level 1 begint maanden voordat je naar Indonesië gaat: je moet een groot pakket aan documentatie (paspoorten, bankafschriften, voorstellen, brieven van verschillende tegenhangers, verschillende formulieren en ik kan doorgaan) verzamelen en opsturen.
Zodra dat is ontvangen door het ministerie van Onderzoek en Technologie, moet onze partner in Indonesië een presentatie geven over ons voorgestelde werk en vragen beantwoorden aan een commissie in Jakarta. Zodra die goedkeuring is ontvangen, wordt een brief gestuurd naar het immigratiekantoor in Jakarta. En dan… geduld. Gewoonlijk arriveert net een week voordat je moet vertrekken een scan van een ‘Teleks’ in je inbox en hiermee gaan we naar de ambassade in Den Haag. Vijf dagen later halen we de paspoorten op en vliegen naar Indonesië.
Dat is wanneer Level 2 en de race echt begint. Land op zondagavond, de volgende dag om 8.30 uur komen we aan op de 20e verdieping van het gebouw van het ministerie van Onderzoek en Technologie, in het centrum van Jakarta. Hier is een klein kantoor voor buitenlandse onderzoeksvergunningen. Ibu Yetti verwelkomt ons en neemt al onze documenten, onze profielfoto’s met rode achtergrond en bereidt onze onderzoeksvergunning voor. Maar dat is niet waar het eindigt. Ze geeft ons een stapel folders met andere letters om aan vier verschillende kantoren te geven, dat is het laatste Level 3.
Betalingen worden gedaan in mobiele busjes van het postkantoor. Je betaalt de man in het oranje busje in contante en hij brengt het elektronisch over naar het kantoor
Hier zijn enkele parameters waarmee rekening gehouden moet worden: we moeten alle documentatie bij de juiste kantoren hebben en alles moet klaar zijn voor vrijdag 11 uur. De meeste kantoren sluiten om 15.00 uur, en om het leuk te maken zijn de kantoren verspreid over Jakarta – een stad met notoir vreselijk verkeer, waar men een uur kan doorbrengen om 5 km te rijden. En ja, er zijn regelmatig ‘systeemproblemen’, wat betekent dat er die dag niets kan worden geregistreerd.
Na honderden pagina’s aan documentatie, alle vingers afgedrukt, groene mappen, roze mappen, rode mappen, taxi’s, Transjakarta-bussen, ojeks, vier verschillende ministeries bezocht, twee steden, en veel hulp van onze partners, krijgen we het allemaal voor elkaar in vier dagen! Eén ding was nieuw voor mij deze keer: we hebben onze tijdelijke verblijfsvergunning gekregen via WHATSAPP! Geen boekje, geen papier, alleen een WhatsApp-bericht. Geweldig dat al dat papierwerk wordt omgezet in digitale efficiëntie.
De betalingen zijn ook opmerkelijk. Ze worden gedaan in mobiele busjes van het postkantoor die buiten de kantoren staan geparkeerd, als vervanging voor elektronische betalingen. Je betaalt de man in het oranje busje in contante en hij brengt het elektronisch over naar het kantoor. Werkt ongelooflijk soepel.
En vergeet niet altijd formulieren in te vullen met ZWARTE inkt. Niet BLAUW. Afbeeldingen moeten een RODE achtergrond hebben. En vraag niet waarom.
We hebben onze tijdelijke verblijfsvergunning gekregen via WhatsApp